La notion d’achat responsable comprend de nombreuses dimensions et enjeux.
Au-delà de l’aspect éthique, l’achat responsable vise également une efficacité et une véritable adaptation aux enjeux spécifiques du secteur de la Propreté.
Acheter responsable
Pour mieux vous accompagner sur ce thème, plusieurs recommandations vous sont proposées qu’il s’agisse de la part du prix dans la notation ou encore le cas des offres anormalement basses sans oublier le sujet de la revalorisation des prix.
Prendre en compte les véritables évolutions du secteur pour la révision des prix
Une fois que le marché est lancé, pour une durée moyenne de 3 à 5 ans selon les types de marchés, la question de la révision des prix devient essentielle. Pour un secteur d’activité à forte intensité de main d’œuvre dont les coûts reposent principalement sur la masse salariale, il est essentiel de tenir compte notamment des évolutions des salaires minimum conventionnels, mais également du rythme des modifications, les salaires étant payés dans des délais immédiats. Pour ces raisons, nous recommandons de se baser sur des informations ou indices de coûts particulièrement appropriés et tenant compte des véritables évolutions du secteur, mais également de bien adapter le rythme des révisions avec un délai maximum de 6 à 12 mois.
Au libre choix de l’acheteur, l’une des références possibles pour suivre l’évolution des coûts des entreprises de Propreté réunies sous le code NAF principal 8121Z est l’Index Propreté. Il est composé de sept indices officiels pondérés et est publié trimestriellement sur le site en accès libre index-proprete.fr par la FEP et des acteurs du Monde de la Propreté. La publication de cet index fait suite à l’évaluation positive des institutions de référence (DGCCRF & INSEE).
Dans les marchés publics, l’acheteur a l’obligation de fixer dès la consultation les modalités de révision, mais, comme l’a rappelé récemment le Conseil d’Etat, il peut néanmoins tenir compte de circonstances particulières, comme l’inflation, pour modifier ces conditions. Ainsi que l’a demandé la Première Ministre aux acheteurs publics en septembre, les clauses butoirs dans les clauses de révision de prix sont à proscrire.
Attribuer une part maximale de 40% au prix pour évaluer les offres et indiquer les formules de notation
Pour que l’achat soit responsable et fondé sur le mieux-disant plutôt que le moins-disant, nous recommandons que la note d’évaluation du prix ne représente pas plus de 40% de l’ensemble des critères d’évaluation du marché. Augmenter l’évaluation du prix conduit mécaniquement à sous-estimer la part des autres critères, en particulier le critère central des métiers de la Propreté: l’enjeu technique. En lien direct avec ces enjeux, nous recommandons également de donner en toute transparence la formule de notation, c’est-à-dire, la formule qui permet de définir l’écart de points entre deux offres. De nombreux marchés ne précisent pas la formule de notation de prix. Or, le choix des formules est aussi déterminant que la part de l’évaluation en pourcentage ou en points de ce critère.
Détecter et traiter une Offre Anormalement Basse (OAB)
Une offre anormalement basse (OAB) est une « offre dont le prix est manifestement sous-évalué et de nature à compromettre la bonne exécution du Marché » (L2152-5 du Code de la Commande Publique). L’acheteur public est tenu de repérer ces situations et de les traiter en conséquence. Si elles sont avérées anormalement basses, les offres sont écartées pour permettre de centrer l’évaluation sur les offres conformes.
Traiter les OAB est obligatoire pour l’achat public et peut se révéler intéressant dans le cadre d’un marchés privés avec la mise en place d’une méthode objective et adaptée.
Afin que les aspects techniques/métier soient mieux pris en compte lors du processus d’achat, plusieurs recommandations sont proposées, ci-dessous, sur la prise en compte de l’expertise des prestataires propreté, des qualifications existantes, du fait qu’il s’agit d’un achat de prestation et non d’heures, d’intégrer la spécificité du transfert conventionnel ou encore de prévoir un délai de prévenance raisonnable.
Utiliser des critères techniques véritablement différenciants
Pour une prestation propreté, le critère Technique est central. Pour parvenir à cette centralité, le nombre de points prévus pour la technique doit être supérieur aux nombres de points cumulés du prix et des enjeux RSE ou Développement Durable. Il également nécessaire de choisir des critères adaptés permettant de véritablement comparer les offres. Une étude nationale auprès de 83 acheteurs publics et privés ainsi que 150 entreprises de propreté de toutes tailles, suivie d’entretiens qualitatifs a permis d’établir des préconisations de critères et sous-critères techniques. L’étude a notamment montré la convergence entre l’avis des entreprises prestataires et celui des acheteurs. Voici les 4 critères techniques préconisés par ordre d’importance :
- Critère 1 – Suivi et gestion de la qualité des prestations
- Critère 2 – Organisation et méthodes dédiés aux prestations
- Critère 3 – Équipes intervenantes sur site(s)
- Critère 4 – Équipements consacrés au(x) site(s)
Prendre en compte les solutions opérationnelles proposées par les entreprises de propreté
L’innovation dans les services ne se réduit pas au recours à de nouveaux produits ou matériels. Les entreprises de propreté peuvent être force de proposition (innovations techniques et environnementales, digitales, organisationnelles, RSE…) pour répondre aux enjeux stratégiques identifiés sur votre site. Pour sélectionner la meilleure offre, il est utile d’étudier et valoriser les solutions opérationnelles en termes d’innovation (offre de service, organisation, technique, environnemental, numérique, etc.).
Acheter des prestations et non pas des heures
Dans un cahier des charges, voire dans l’évaluation des offres, la tentation est forte de se rassurer en achetant des heures d’intervention plutôt qu’une prestation forfaitaire. Pourtant, cette pratique est contreproductive et se révèle illégale dans plusieurs cas. Les entreprises de Propreté sont des prestataires et à ce titre fondées à délivrer un résultat attendu par l’acheteur. En centrant son achat sur des moyens, l’acheteur prend le risque d’une requalification en prêt de main d’œuvre illicite.
De plus, l’évaluation des offres sur la base d’un tel critère rigidifie de manière disproportionnée la relation partenariale et ne tient pas compte des techniques spécifiques ou organisations différentes que peuvent mobiliser des entreprises de Propreté. Choisir un prestataire sur ces bases est donc contreproductif. C’est dans cet esprit que des acheteurs publics ont été sanctionnés en justice dans des cas similaires, les juges considérant logiquement que ces méthodes ne permettent pas de déterminer réellement l’offre la plus avantageuse.
Sécuriser ses achats avec la qualification QUALIPROPRE
Les acheteurs peuvent s’appuyer sur les qualifications QUALIPROPRE pour alléger le processus de sélection des candidats.
En effet, les certificats de qualification QUALIPROPRE attestent de la capacité juridique, financière, technique et professionnelle des entreprises de propreté à réaliser les prestations de nettoyage en milieu classique mais aussi en milieu contrôlé.
Dans le cadre des marchés privés seulement, c’est un élément qui peut être pris en compte dans l’évaluation du prestataire.
Dans le cadre des marchés publics, ces certificats sont au nombre des preuves pouvant être exigées par une personne publique au stade de la candidature pour s’assurer de la capacité d’une entreprise de propreté à réaliser les prestations sollicitées.
Prévoir et faciliter le transfert de personnel conventionnel
Lors d’un nouveau marché, le transfert conventionnel, défini à l’article 7 (A7) de la convention collective nationale des entreprises de propreté, permet le maintien de l’emploi des salariés intervenant régulièrement sur le site lorsque deux prestataires sont amenés à se succéder sur un marché. L’acheteur a l’obligation de ne pas entraver la bonne application de ce dispositif conventionnel et facilite ce transfert, dès attribution, en transmettant au nouveau prestataire les coordonnées du prestataire sortant, sans a contrario s’ingérer dans cette relation de gré à gré.
Dans le cadre des marchés publics, l’acheteur public a même l’obligation de fournir dès la consultation à l’ensemble des candidats les « informations nécessaires à l’établissement d’une offre satisfaisante », telles que le coût de la masse salariale et le poids des charges du personnel (soit par exemple : le nombre de salariés à reprendre – et non pas seulement leur équivalent temps plein, la nature des contrats à reprendre, les avantages dont dispose le personnel, leur expérience, leur ancienneté et leur qualification).
Prévoir un délai de prévenance d’un mois minimum entre la date de notification et la date de démarrage
Ce délai doit bien sûr être établi selon l’importance et la complexité du marché. Il doit permettre aux candidats de disposer du temps nécessaire pour préparer leur offre en tenant compte, notamment, des modalités de reprise du personnel selon l’Article 7 de la Convention collective nationale.
La notion d’achat responsable se retrouve naturellement dans les questions de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) sur les marchés, mais également dans l’évaluation des offres de prix, ainsi que les attendus et évaluations sur les aspects techniques.
Parce que la place de la RSE dans la relation entre les clients et les fournisseurs est devenue centrale la profession propose ci-dessous un certain nombre de recommandations sur le sujet.
Repérer la faisabilité de critères RSE adaptés au secteur
Les clauses de notation dîtes « RSE » ou répondant à des objectifs de Développement Durable sont de plus en plus présentes dans les marchés de Propreté privés et publics. Les travaux de la profession ont permis d’établir des recommandations et outils pour permettre aux acheteurs de tenir pleinement compte des spécificités du secteur. Ces travaux sont directement liés à la création d’un référentiel RSE des entreprises de Propreté.
Lancer une démarche vers le travail en continu et/ou en journée
Les interventions tôt le matin et tard le soir sont généralisées dans le secteur, avec des conséquences sur la qualité des services apportés au regard des usages du site, mais également la qualité de vie et de travail des acteurs de la propreté, des agents de service comme de l’encadrement.
De nombreuses études de cas révèlent que les interventions sur des horaires plus classiques et en continu apportent des effets positifs pour l’ensemble des parties prenantes. L’évolution vers le travail en continu et/ou en journée nécessite une véritable démarche partenariale.
Adapter les clauses et critères sociaux pour des marchés publics
D’une manière générale, la garantie d’emploi (reprise du personnel) prévue par la convention collective nationale ne permet pas de recourir directement et/ou sans adaptation à des critères ou des clauses obligatoires centrées sur des considérations sociales. S’agissant par exemple des clauses d’insertion, compte tenu du volume de personne à reprendre, l’obligation d’un important recrutement de personnes éloignées de l’emploi peut s’avérer contre productif et menacer les emplois déjà présents. Le fait d’inclure ces questions dans la notation et donc de mettre en concurrence les entreprises sur ces questions peut accentuer le problème. L’ensemble de ces problématiques peut conduire à un problème de conformité de la procédure de marché public.
Inclure le prestataire dans le plan de mobilité
Parce que les aspects de mobilité sont un sujet de plus en plus prégnant pour tous, n’hésitez pas à à interroger également vos prestataires de services, régulièrement présents sur le site, lorsque vous mettez en place des programmes d’actions qui facilitent la mobilité domicile-travail de vos propres salariés. Ainsi, les salariés de votre partenaire propreté intervenant sur vos sites pourraient également en bénéficier.
Pour rappel, la mise en place d’un Plan de Mobilité Employeur (PDM), visant à optimiser les déplacements des salariés dans le but de réduire trafic routier et émissions polluantes, est obligatoire pour les entreprises de plus de 100 salariés et situées sur le périmètre d’un Plan de Déplacements Urbains (PDU).
Utiliser à bon escient des produits de nettoyage écolabellisés
Les demandes d’utilisation de produits de nettoyage porteurs de l’Ecolabel Européen ont tendance à s’accroitre et dans le même temps les acheteurs souhaitent des prestations de désinfection. Or il s’avère que ce label concerne uniquement les détergents et non les désinfectants : la demande devient donc contradictoire ! Il semble donc important de bien vérifier la bonne adéquation entre la demande technique (désinfection) exprimée dans le cahier des charges et la demande environnementale (produit écolabellisé). La consultation doit permettre aux prestataires de comprendre l’attente environnementale attendue sans pour autant les bloquer dans leur réponse : leur expertise technique est là pour trouver la meilleure solution.
Par ailleurs, on constate en France une demande importante d’utilisation de désinfectants, comparativement à d’autres pays du nord de l’Europe. Si cela reste indispensable dans certains secteurs et certains cas (Santé, Industries Agro-Alimentaire, épisodes épidémiques…), cela peut aussi être superflu dans d’autres situations ou sur certains usages (l’entretien des sols en tertiaire, parties communes d’immeubles, centres commerciaux…).
Références : Décision (UE) 2017/1217 de la Commission du 23 juin 2017 établissant les critères d’attribution du label écologique de l’Union européenne aux produits de nettoyage pour surfaces dures (JO L 180 du 12.7.2017, p. 45)
Bien dimensionner les marchés
Nous recommandons aux acheteurs de bien veiller à la liberté d’accès au marché en favorisant la diversité des tailles d’entreprises, notamment à travers les possibilités offertes par un allotissement pertinent.
Pour rappel, dans les marchés publics, l’acheteur a l’obligation de justifier son choix d’allotissement et de séparer les lots dès lors qu’il s’agit de prestations distinctes.
La notion d’achat responsable se retrouve naturellement dans les questions de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) sur les marchés, mais également dans l’évaluation des offres de prix, ainsi que les attendus et évaluations sur les aspects techniques.
