Procéder à un achat de service de propreté, c’est initier un partenariat continu et durable avec une entreprise spécialisée. C’est aussi répondre à des conditions préalables et respecter des éléments importants afin que ce partenariat réponde à vos attentes et à celles de vos collaborateurs.
Bien préparer votre consultation, c’est, tout d’abord, bien cerner vos besoins mais aussi considérer la règlementation en vigueur.
Si vous travaillez déjà avec une entreprise de propreté, son point de vue peut être précieux en vue de l’établissement d’un nouveau diagnostic des besoins en prestation de propreté. Son regard permet d’éclairer non seulement la dimension technique et organisationnelle de votre site, mais aussi la dimension des utilisations concrètes et surement bien d’autres éléments.
L’activité de votre site, les différents types de publics présents et vos enjeux servent à bien caractériser les besoins à exprimer aux prestataires.
Pour cette raison, il est recommandé de procéder par étapes :
Identifier les types d’utilisateurs/publics qui fréquentent votre site (ex : les différentes catégories d’acteurs qui y travaillent tels que les visiteurs occasionnels ou réguliers, les clients, les partenaires, les fournisseurs, les responsables de site,…) et ce que chacun y fait.
Différencier les zones d’usage qui constituent votre site en fonction de leurs caractéristiques techniques, de leurs fréquentations et des usages qui y ont cours (ex : distinguer les zones de bureaux des ateliers techniques, les zones de restauration des salles de réunion, les entrepôts des espaces d’accueil du public, les zones utilisées en continu de celles utilisées occasionnellement, les zones plus ou moins exposées à des aléas, …).
Identifier les enjeux de propreté (ex : hygiène et santé, image de marque, qualité de service, cohésion, climat social, sécurité au travail, …) en fonction des « zones d’usage » ainsi identifiées.
Cette démarche permet d’aboutir à une « cartographie des enjeux de propreté » sur votre site et ainsi de formuler un besoin « sur-mesure » auquel pourra répondre plus efficacement l’entreprise de propreté.
Nous vous proposons, en accès libre et gratuitement, un outil vous permettant de cartographier vos enjeux de propreté.
Sur la base des informations que vous renseignez (publics, zones d’usages mais également témoignagnes des différents publics), vous obtenez une synthèse sous forme de carte ou tableau ainsi qu’un document Word 100% modifiable que vous pouvez directement intégrer à votre cahier des charges…ou qui pourra servir de base à la discussion avec le prestataire de propreté.
En tant que client il est important de se rappeler que vous êtes soumis à certaines obligations vis-à-vis de votre prestataire de propreté. Les éléments ci-dessous vous précisent certaines d’entre elles comme la co-construction du plan de prévention, la mise à disposition du diagnostic amiante, la mise à disposition d’un local dédié ou encore les obligations en matière de tri.
L’intervention chez un client ajoute, aux risques propres à l’activité de nettoyage, les risques liés aux interférences avec l’activité du client. Des dispositions spécifiques sont prévues par la réglementation afin de renforcer la prévention des risques liés à l’intervention des entreprises extérieures.
Une des principales obligations qui en découle et qui structure l’ensemble de la démarche de prévention consiste à rédiger un plan de prévention afin d’identifier les risques liés à la coactivité et les mesures de prévention qui s’y rapportent.
Dans le cadre d’un appel d’offre, il est nécessaire que les candidats soient informés, de manière précise et complète, dès la consultation, de la présence d’amiante dans les locaux sur lesquels ils sont susceptibles d’intervenir.
La prise en compte de la présence d’amiante est un élément essentiel pour l’élaboration d’une offre adaptée. En effet, les candidats doivent pouvoir dimensionner et adapter leur réponse en fonction de la présence potentielle d’amiante et en pleine connaissance des zones d’intervention concernées. Ces données impactent de nombreuses dimensions de l’offre : qualification et formation des personnels, matériel adapté, gestion des déchets et effluents, balisage des zones d’intervention, EPI, mesures exposition, modes opératoires, notices de poste, etc.
La particularité des prestations de propreté est qu’elles sont délivrées chez le client, dans vos locaux. Cela donne une responsabilité particulière en termes d’aménagement et d’équipement de ceux-ci pour qu’elles puissent se réaliser dans de bonnes conditions. Les prestations de nettoyage impliquent l’usage de matériel qui doit être facilité par la mise à disposition d’un local dédié pour l’entreposer, la présence de prises électriques et points d’eau situés dans des lieux adaptés.
Par ailleurs, les agents ont besoin de disposer d’un bon éclairage, de badges d’accès au bâtiment, de solutions de stationnement, etc. Toutes ces dimensions doivent être pensées en amont de la contractualisation, et relèvent de votre responsabilité.
Les obligations de tri des déchets sept flux, introduites par le décret n° 2021-950 du 16 juillet 2021 portant diverses dispositions d’adaptation et de simplification dans le domaine de la prévention et de la gestion des déchets, sont entrées progressivement en vigueur et sont maintenant pleinement applicables. Dans certains cas, l’arrêté du 27 avril 2016 relatif au tri à la source et à la collecte séparée des déchets de papiers de bureau doit être également considéré. Une grande majorité des entreprises est concernée par cette obligation.
Si vous travaillez déjà avec une entreprise propreté, son apport est précieux pour évaluer les nouveaux besoins et évolutions nécessaires.
L’expertise métier de l’entreprise de propreté, ainsi que les recommandations et outils/clauses concrets proposés doivent permettre de faciliter l’expression du besoin et la rédaction du cahier des charges de façon précise et efficace. Cet apport d’expertise par les professionnels du secteur interroge la nécessité du recours à une entreprise d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMO), qui devient ,dans de nombreuses situations, peu nécessaire, au profit d’une relation plus directe et partenariale entre entreprise de propreté et client.
